Une facture électronique qui n’apparaît pas dans votre espace ne signifie pas forcément qu’elle a été perdue. Commencez par distinguer une facture PDF reçue par courriel d’une facture transmise dans le circuit électronique, puis vérifiez qui devait l’émettre, à quelle adresse et par quel canal.
Le guide d’Indy distingue le PDF classique de la facture électronique normée, qui suit un circuit de plateforme. Il précise qu’un PDF envoyé par courriel ne s’affiche pas dans son espace de réception dédié aux factures électroniques. Ces indications décrivent le service d’Indy ; l’emplacement et les statuts peuvent différer dans votre propre outil.
Consultez le guide d’Indy sur les factures électroniques manquantes pour le détail de son fonctionnement.
Suivez les vérifications dans l’ordre
- Identifiez le document attendu. Un PDF reçu par courriel ou téléchargé depuis l’espace client du fournisseur reste une facture classique : ne le cherchez pas nécessairement dans le flux des factures électroniques. Indy indique que ce PDF reste un justificatif comptable. Conservez-le avec les pièces de l’opération et vérifiez avec votre cabinet si votre situation appelle un traitement particulier.
- Vérifiez le canal et votre inscription. Ouvrez l’espace de réception prévu pour les factures, plutôt qu’un onglet de facturation destiné à un autre usage. Si votre solution affiche un statut d’inscription, consultez-le. Dans son propre service, Indy décrit notamment des statuts liés à une entreprise pas encore référencée dans l’annuaire ou à un enregistrement en erreur. Ce sont des indications propres à son parcours, pas des statuts universels.
- Demandez si le fournisseur a réellement émis une facture électronique. Selon le guide d’Indy, certains fournisseurs, notamment de petites entreprises ou établis à l’étranger, peuvent encore transmettre des factures par courriel ou via un espace client. Les règles d’émission dépendent du calendrier applicable : ne déduisez pas d’une absence de facture électronique que la dépense n’est pas justifiée. Vérifiez le calendrier officiel en vigueur avant de vous appuyer sur une échéance réglementaire.
- Examinez le type d’achat. Pour un achat en magasin, à une station-service ou à un péage, l’émission peut nécessiter une demande au moment du paiement. Le fournisseur peut demander l’adresse de facturation électronique ou proposer un formulaire accessible par un QR code. Le guide d’Indy consacré aux factures que le fournisseur n’envoie pas décrit ces cas et recommande de conserver le ticket d’achat en attendant la facture.
- Si l’envoi est confirmé, cherchez une anomalie précise. Demandez au fournisseur de contrôler l’adresse utilisée, les informations d’identification de votre entreprise et l’éventuel rejet du document. Indy indique qu’une erreur de saisie du SIREN ou un rejet pour non-conformité peuvent empêcher la réception. Si le fournisseur affirme que l’envoi a bien eu lieu, demandez une preuve de dépôt et transmettez-la au support de votre solution, avec la date et le canal concernés.
Un tableau pour décider de la suite
| Ce que vous constatez | Vérification utile | Action et trace à garder |
|---|---|---|
| Un PDF est arrivé par courriel | Confirmer qu’il s’agit d’une facture classique, non d’un envoi dans le circuit électronique | Classer le PDF avec la dépense et noter le canal de réception |
| Rien n’est visible pour un achat en magasin | Vérifier si la facture a été demandée au paiement | Garder le ticket et demander au commerçant comment compléter la demande |
| Le fournisseur dit avoir transmis le document | Faire contrôler l’adresse, le SIREN utilisé et un éventuel rejet | Demander la preuve de dépôt et noter la date de relance |
| Votre outil affiche un statut d’inscription incomplet | Lire la signification du statut dans l’aide de votre solution | Suivre la démarche indiquée par ce service, sans appliquer un statut d’un autre outil |
Gardez une trace avant de clôturer le suivi
- Notez le fournisseur, la date de l’achat et la nature du document attendu.
- Conservez le PDF ou le ticket disponible, même si vous attendez une autre transmission.
- Demandez au fournisseur le canal d’envoi, l’adresse de facturation utilisée et, s’il l’a, la preuve de dépôt ou l’avis de rejet.
- Consignez la réponse et la prochaine action : nouvelle émission, correction d’adresse ou demande au support de votre plateforme.
Indy indique qu’une facture électronique arrive généralement le jour même ou, au plus tard, le lendemain de son envoi. Si ce délai est dépassé, cette indication peut servir de repère pour relancer l’émetteur ; elle ne prouve pas à elle seule qu’un envoi a eu lieu. Les pages citées ont été consultées le 19 octobre 2026. Comme les règles et les outils peuvent évoluer, vérifiez les informations officielles et demandez l’avis de votre expert-comptable pour un traitement comptable ou fiscal propre à votre situation.
Pour choisir ou revoir l’organisation de réception au-delà d’un incident isolé, consultez aussi les critères de choix d’un circuit de réception des factures électroniques en SASU.
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