SASU immobilière : quel tableau de trésorerie pour loyers, charges et relances ?

Le problème : le loyer attendu n’est pas encore une trésorerie disponible

Le suivi devient fragile lorsque toutes les opérations sont regroupées dans une seule ligne « immobilier ». Le président voit alors un total de loyers à recevoir, mais ne distingue pas les échéances certaines, les retards à relancer, les charges récupérables ou non récupérables, les appels de fonds, les travaux et les frais bancaires.

Une SASU immobilière doit aussi garder une piste compréhensible entre le contrat, la facture ou l’appel de loyer, le paiement bancaire et le justificatif de dépense. Les pièces comptables doivent être conservées au moins dix ans à partir de la clôture de l’exercice comptable, selon les indications du service public. Consulter la règle officielle de conservation des documents comptables.

Trois suivis à comparer avant de choisir

Le bon choix ne dépend donc pas seulement du nombre de biens. Il dépend du nombre de flux à expliquer chaque mois : loyers, dépôts, travaux, assurances, taxes, financement, honoraires, remboursements et paiements par carte.

Le tableau de trésorerie à utiliser chaque mois

Le tableau peut rester simple. Une ligne correspond à un flux et non à une catégorie vague. Pour chaque opération, renseignez le bien concerné, la date prévue, la date réelle, le montant, le statut, le justificatif disponible et l’action suivante.

Les montants du tableau sont des hypothèses pédagogiques, pas des taux, loyers ou charges de référence. Dans un cas réel, chaque ligne doit être remplacée par le montant prévu au contrat, à la facture, à l’échéancier bancaire ou au document validé par le professionnel compétent.

Chronologie mensuelle : quatre contrôles courts

1. Au début du mois, relevez les loyers attendus et marquez les opérations déjà encaissées. Ne classez pas un loyer comme disponible tant que le crédit bancaire n’est pas visible.

2. Avant chaque paiement, vérifiez le bénéficiaire, le bien concerné, la facture ou le devis et l’effet sur la trésorerie des prochaines semaines. Une carte bancaire facilite le paiement, mais elle ne remplace pas le justificatif ni le motif de l’opération.

3. Après chaque échéance, distinguez trois situations : encaissé, annoncé mais non visible, ou en retard. Cette distinction évite de mélanger une promesse de virement avec une recette réellement disponible. Pour prolonger cette méthode sur les encaissements, consultez le prévisionnel de trésorerie à 90 jours.

4. En fin de mois, rapprochez le tableau du relevé bancaire, archivez les justificatifs et notez les décisions en attente : relance, demande de facture corrigée, validation d’un devis ou échange avec le cabinet.

Exemple fictif : un solde positif mais une marge réduite

Supposons une SASU immobilière avec un loyer attendu de 1 200 €, une assurance de 180 €, une intervention de 650 € et une échéance de financement de 900 €. Le solde bancaire affiché avant le loyer peut sembler suffisant pour payer l’intervention. Pourtant, si le loyer n’est pas encaissé à la date prévue, les décaissements identifiés représentent déjà 1 730 €.

La décision n’est pas automatiquement de reporter une dépense ou de solliciter un financement. Le tableau sert d’abord à rendre visible l’écart : recette attendue non confirmée, charge certaine, paiement à valider et réserve nécessaire. Le président peut ensuite demander un avis professionnel, négocier une date lorsque c’est possible ou ajuster son prévisionnel sans présenter l’hypothèse comme un fait.

Checklist avant de clôturer le mois

• Chaque loyer attendu possède une date d’échéance et un statut.
• Chaque retard fait l’objet d’une relance datée et d’une prochaine action ; la page préparer la relance d’une facture impayée peut servir de complément pour structurer ce suivi.
• Chaque paiement par carte est relié à un justificatif et à un bien ou une opération identifiable.
• Les travaux et charges importantes sont séparés des dépenses courantes.
• Les échéances bancaires et fiscales connues sont placées aux bonnes dates.
• Les accès à la banque, aux espaces administratifs et aux documents sont vérifiés ; en cas d’organisation très dépendante du président, voir la méthode pour organiser les accès administratifs.
• Les écarts non résolus sont listés pour le cabinet comptable ou le professionnel concerné.

Quand faire relire le tableau

Une relecture est particulièrement importante lorsque la SASU immobilière change de régime fiscal, acquiert un nouveau bien, finance des travaux, modifie un bail, reçoit un impayé important ou envisage une distribution.

La fiscalité d’une SASU et les modalités de déclaration dépendent de la situation de la société ; le service public rappelle notamment que certaines déclarations sont transmises par voie électronique et que les échéances varient selon la date de clôture. Vérifier les obligations fiscales de la SASU.

Le tableau de trésorerie n’a pas vocation à produire une décision automatique. Il sert à montrer ce qui est encaissé, ce qui est engagé, ce qui reste à prouver et ce qui doit être relancé. C’est cette séparation entre argent disponible, recettes attendues et dépenses documentées qui rend le suivi quotidien plus fiable.