CGV et mentions sur une facture : quoi ajouter et comment les transmettre ?

Choisir selon ce que vous voulez faire apparaître

Les réglages standards peuvent ajouter automatiquement certaines mentions, notamment celle relative à la franchise en base de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) lorsque la case correspondante est cochée. La documentation indique aussi des mentions standards de paiement. Ne confondez toutefois pas leur présence dans un outil avec une vérification de leur pertinence pour votre cas : la documentation décrit le fonctionnement du logiciel, pas un examen de votre situation juridique ou fiscale.

Les mentions de retard ne sont ajoutées que pour les documents destinés aux clients professionnels ; la documentation précise qu’elles diffèrent selon que le client est un particulier ou une entreprise. Vérifiez donc le type de client et les options choisies, plutôt que de supposer que le même bloc sera adapté à toutes vos factures.

Le lien vers les CGV n’est pas une pièce jointe

Le champ « Mentions légales supplémentaires » permet d’ajouter un texte en bas du document, par exemple une adresse de consultation des CGV ou une modalité de règlement. Cette solution convient si votre objectif est de rendre vos conditions consultables en ligne. Elle ne transmet pas le fichier lui-même : le client doit ouvrir le lien pour accéder à la page.

La documentation signale également une limite de mise en page : un lien de plus d’environ 70 caractères peut ne pas revenir à la ligne et décaler l’affichage de la facture. Si l’adresse est longue, contrôlez le rendu du document et envisagez une adresse plus courte qui mène bien à la même page. Ne validez pas avant d’avoir vérifié que le lien reste compréhensible et utilisable.

Pour faire accompagner la facture par un fichier de CGV, la documentation décrit une autre séquence : télécharger le PDF, puis l’envoyer depuis sa messagerie en joignant les CGV. Elle précise que l’envoi de facture par e-mail depuis Indy ne permet pas d’ajouter une pièce jointe. Le fichier de CGV doit donc être ajouté lors de l’envoi effectué depuis votre propre messagerie.

Avant de valider : une chronologie de contrôle

1. Déterminez ce qui doit figurer sur le document : une mention standard, un texte personnalisé, un lien ou un fichier transmis séparément.
2. Réglez les mentions souhaitées et contrôlez le contenu affiché, notamment les textes standards relatifs au paiement.
3. Si vous ajoutez un lien, ouvrez-le et vérifiez sa longueur ainsi que son rendu sur le document.
4. Relisez la facture et les mentions avant validation. La même documentation recommande de vérifier les mentions avant validation, car une facture déjà validée ne peut plus être modifiée.
5. Si les CGV doivent être jointes, téléchargez le PDF, préparez le message depuis votre messagerie et contrôlez que les deux fichiers sont bien attachés au bon envoi.

Un exemple pour choisir sans confondre les options

Cas fictif : une SASU veut faire apparaître une précision de règlement et donner accès à ses CGV. Elle peut saisir la précision dans les mentions supplémentaires et y ajouter l’adresse de la page des CGV, puis contrôler l’affichage avant validation.

Si son objectif est que le client reçoive aussi le document des CGV, elle doit prévoir l’envoi du PDF et du fichier depuis sa messagerie, selon le parcours décrit. Le choix dépend donc de ce que le client doit recevoir : une information imprimée sur la facture, un accès en ligne, ou un fichier joint.

Le fait qu’un champ accepte un texte ou un lien ne permet pas, à lui seul, de conclure que vos CGV sont adaptées à votre activité ou que toutes les mentions requises pour votre situation sont présentes. En cas de doute sur leur contenu, leur applicabilité ou la manière de les communiquer, faites vérifier le document par un professionnel compétent.

Pour préparer vos autres réglages, vous pouvez aussi consulter notre guide pour choisir un premier outil de facturation pour votre SASU.