Pour encaisser un acompte ou une prestation sans établir une facture au même moment, un lien de paiement peut servir de moyen de règlement.
Mais le lien ne remplace pas un justificatif : dans le parcours décrit par le centre d’aide Indy consacré au lien sans facture, il ne génère pas de reçu.
Voici comment fonctionne ce parcours, ce qu’il permet de vérifier et la trace à conserver pour ne pas perdre le fil de l’encaissement.
Avant de générer le lien : vérifier le besoin du client
La marche à suivre ci-dessous concerne la fonctionnalité présentée par Indy, et non tous les outils de paiement. Le centre d’aide Indy précise que le lien sans facture n’est disponible que si le paiement en ligne est activé sur le compte professionnel. Si cette option n’est pas active, le parcours indiqué ne permet donc pas de créer ce lien.
Avant de l’envoyer, clarifiez deux points avec le client : le montant attendu et le document dont il aura besoin pour justifier son règlement. Un lien de paiement est un canal d’encaissement ; le fait de pouvoir le créer sans facture dans un outil ne permet pas, à lui seul, de conclure qu’aucune facture ne doit être établie dans votre situation. En cas de doute sur cette obligation, faites confirmer le traitement applicable par votre expert-comptable ou un professionnel compétent.
Le parcours de création décrit par Indy
- Dans l’onglet « Compte pro », ouvrez « + Nouveau », puis « Nouveau lien de paiement ». L’autre chemin indiqué passe par « Encaissements », « Paiement en ligne », puis « Générer un lien de paiement ».
- Saisissez le montant à encaisser et sélectionnez « Générer le lien ».
- Transmettez-le au client : le centre d’aide indique la possibilité d’afficher un QR code à scanner sur place, de copier le lien pour l’envoyer, par exemple, par SMS, ou de le partager par e-mail ou messagerie selon le smartphone.
Le parcours passe donc soit par « + Nouveau » puis « Nouveau lien de paiement », soit par « Encaissements » puis « Paiement en ligne » et « Générer un lien de paiement ». Le montant doit être vérifié avant la transmission : selon cette même aide, un lien déjà généré ne peut pas être supprimé, même si le montant est erroné. En cas d’erreur, la consigne indiquée est de créer un nouveau lien avec le montant correct et de prévenir le client de ne pas utiliser le premier.
Ce que le lien fait — et ne fait pas
| Besoin ou point de contrôle | Ce que précise l’aide Indy | Conséquence pratique |
|---|---|---|
| Encaisser | Le client règle à partir du lien partagé. | Vérifiez le montant avant de transmettre le lien. |
| Justifier le règlement | Un lien sans facture ne génère pas de reçu. | Si le client a besoin d’un justificatif, l’aide indique de créer une facture depuis l’onglet « Facturation ». |
| Carte utilisée | Seules les cartes émises dans l’Espace économique européen sont acceptées pour ces paiements par lien. | Ce moyen peut ne pas convenir à un client qui ne dispose pas d’une carte acceptée. |
| Lien non réglé | Un lien non payé expire automatiquement 120 jours après sa création. | Suivez son état et recréez un lien si nécessaire, en évitant que le client utilise un ancien lien erroné. |
La limite sur le reçu mérite une attention particulière : un encaissement et son justificatif sont deux éléments distincts dans le parcours décrit. Si le client demande une preuve de règlement, le centre d’aide indique qu’il faut créer une facture depuis l’onglet Facturation. Cette indication décrit le fonctionnement de l’outil ; elle ne tranche pas les obligations de facturation applicables à chaque opération.
Les liens en attente et les liens payés sont accessibles dans « Compte pro », sous « Encaissements » puis « Paiement en ligne ». L’aide précise également que les frais et délais de réception sont les mêmes que pour un lien de paiement ajouté sur une facture, sans indiquer ici de montant ni de délai chiffré.
Une checklist pour suivre l’encaissement
Pour garder une trace opérationnelle, consignez les informations suivantes dans votre suivi habituel. Cette liste est un outil d’organisation, pas un modèle réglementaire.
- Le client concerné et la prestation ou l’acompte auquel le paiement se rapporte.
- Le montant demandé et la date de création du lien.
- Le mode d’envoi du lien et la date de transmission.
- L’état du lien, à vérifier dans la liste des liens en attente ou payés.
- Le justificatif à transmettre au client, si celui-ci en a besoin, ainsi que la vérification à effectuer sur la facturation applicable.
- En cas d’erreur, le nouveau lien créé et l’avertissement adressé au client au sujet de l’ancien.
Ce suivi permet de ne pas confondre une demande de paiement envoyée avec un règlement confirmé. Pour la suite, notamment si une facture reste impayée, consultez aussi notre méthode pour installer une relance des factures clients en retard.
Quand choisir une autre démarche
Le lien sans facture décrit par Indy peut convenir si le paiement en ligne est activé, que le montant est prêt à être transmis et que le client dispose d’un moyen de paiement accepté. Si le client demande un justificatif, anticipez la création de la facture plutôt que de compter sur le lien pour produire un reçu. Si vous avez fait une erreur de montant, créez un nouveau lien et avertissez le client de ne pas utiliser l’ancien, puisqu’il ne peut pas être supprimé selon l’aide consultée.
Enfin, le lien ne répond pas à lui seul à la question de savoir quel document votre opération exige. Pour cette décision, vérifiez votre cas particulier avec un professionnel. Le mode de paiement règle la façon d’encaisser ; le suivi de la prestation, du règlement et des pièces reste à organiser séparément.
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