Combien de temps conserver les documents d’une SASU ?

Tout conserver sans règle produit une archive difficile à exploiter. Supprimer trop tôt peut au contraire priver la SASU d’une preuve lors d’un contrôle, d’un litige ou d’une clôture. Un plan d’archivage efficace associe chaque famille de documents à une durée, un point de départ et un responsable.

Conserver dix ans les pièces comptables

Les livres et registres comptables, ainsi que les pièces justificatives comme les factures clients et fournisseurs, bons de commande, de livraison ou de réception, sont généralement conservés dix ans à partir de la clôture de l’exercice. Les comptes annuels suivent également une durée de dix ans.

Organisez les dossiers par exercice et appliquez la méthode de classement des justificatifs comptables. Le point de départ du délai et la date de destruction deviennent ainsi plus faciles à déterminer.

Ne pas appliquer dix ans à tous les documents

Les contrats et correspondances commerciales ainsi que certains documents bancaires suivent généralement une durée de cinq ans. Les documents fiscaux sont souvent conservés six ans, tandis que les documents sociaux et ceux liés au personnel obéissent à leurs propres règles. Des circonstances particulières peuvent justifier une durée plus longue.

Utilisez une grille officielle actualisée et indiquez la source et la date de vérification. Une règle unique appliquée à tous les fichiers risque de supprimer trop tôt certains documents ou de conserver inutilement des données personnelles.

Conserver la pièce avec son contexte

Une facture isolée n’explique pas toujours l’opération. Reliez-la si possible à la commande, à la livraison, au contrat, au paiement bancaire et à l’écriture comptable. Conservez aussi les éléments qui justifient une correction, un avoir ou une dépense inhabituelle.

Pour les déplacements, archivez ensemble le relevé et les justificatifs d’indemnités kilométriques. Pour les avances personnelles, rapprochez les pièces du compte courant d’associé.

Garantir l’intégrité et la lisibilité

Préservez le format original reçu et vérifiez que le document reste lisible. Protégez les archives contre les modifications non autorisées, limitez les accès et conservez un historique lorsque l’outil le permet. Un nom de fichier seul ne garantit pas l’intégrité du contenu.

Prévoyez une sauvegarde séparée et testez régulièrement la restauration. Une synchronisation peut reproduire une suppression accidentelle ; elle ne remplace pas nécessairement une stratégie de sauvegarde.

Traiter les nouvelles factures électroniques

Le passage à la facturation électronique de la SASU ne supprime pas le besoin d’archivage. Vérifiez ce que conserve la plateforme, pendant combien de temps et sous quels formats les données peuvent être récupérées.

Conservez les éléments utiles au-delà du simple PDF visible, notamment les données structurées, statuts et traces nécessaires pour comprendre le circuit. Le contrat doit préciser les conditions de restitution à la fin du service.

Planifier la destruction des archives arrivées à échéance

À la fin du délai, vérifiez qu’aucun contrôle, contentieux, garantie ou autre obligation ne justifie une conservation plus longue. Identifiez aussi les données personnelles qui ne doivent pas être gardées indéfiniment sans finalité.

Programmez une revue annuelle avec la liste des dossiers, la règle appliquée et la validation de la suppression. Faites ce contrôle après la clôture de l’exercice, lorsque les dossiers et dates sont déjà vérifiés.