Indemnités kilométriques en SASU : les preuves à conserver

Les indemnités kilométriques peuvent rembourser l’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel. Dans une SASU, la solidité du remboursement dépend surtout de la réalité du déplacement, de sa finalité professionnelle et de la qualité des justificatifs. Un total annuel sans détail ne permet pas d’expliquer les trajets.

Vérifier que le déplacement est professionnel

Chaque trajet doit répondre à un besoin identifiable de la SASU : rendez-vous client, visite de fournisseur, déplacement sur un site, formation ou mission documentée. Les trajets personnels ne doivent pas entrer dans le relevé. Les trajets domicile-lieu de travail appellent une analyse adaptée à la situation.

Conservez un élément de rapprochement, par exemple un rendez-vous dans l’agenda, un devis, une facture ou une convocation. Cette pièce complète le relevé kilométrique et montre pourquoi la société a supporté le déplacement.

Noter les cinq informations essentielles

Pour chaque déplacement, enregistrez la date, le point de départ, la destination, le motif professionnel et la distance parcourue. Identifiez aussi le véhicule et sa puissance fiscale afin d’utiliser le barème correspondant. Une saisie après chaque trajet est plus fiable qu’une reconstitution en fin d’année.

Adoptez une convention stable pour classer les justificatifs comptables de la SASU. Le relevé, la carte grise et les preuves de rendez-vous doivent pouvoir être retrouvés depuis le remboursement bancaire.

Appliquer le barème correspondant à la période

Le barème fiscal dépend notamment du type de véhicule, de sa puissance et de la distance professionnelle annuelle. Il peut évoluer : utilisez la version officielle applicable à l’année concernée au moment du calcul, sans recopier durablement un taux dans un modèle qui ne serait plus mis à jour.

Le barème couvre déjà plusieurs coûts liés au véhicule. Avant d’ajouter un remboursement distinct, vérifiez qu’il n’est pas déjà inclus et que la dépense est réellement supportée. En cas de doute, faites valider le traitement par le cabinet comptable.

Éviter le double remboursement des dépenses

La SASU ne doit pas rembourser deux fois le même coût, par exemple en cumulant sans justification une indemnité kilométrique et la prise en charge directe de frais déjà couverts. Distinguez aussi les frais annexes qui peuvent suivre leur propre traitement lorsqu’ils sont professionnels et justifiés.

Si le dirigeant avance personnellement une dépense, le mouvement peut transiter par son compte courant d’associé. Le libellé doit préciser la nature du remboursement pour ne pas le confondre avec une rémunération ou un retrait personnel.

Contrôler le relevé chaque mois

Rapprochez le relevé des rendez-vous, des missions et des remboursements effectués. Recherchez les doublons, les distances incohérentes et les trajets sans motif précis. Une validation mensuelle rend les corrections simples et évite une vérification massive au moment de la clôture.

Ajoutez le total prévu aux charges du prévisionnel de trésorerie de la SASU. Même lorsqu’une dépense est justifiée, son remboursement doit rester compatible avec les autres sorties à venir.

Préparer un dossier lisible pour la clôture

À la fin de l’exercice, fournissez le relevé détaillé, l’identification du véhicule, les justificatifs des déplacements et le total des remboursements déjà effectués. Signalez tout changement de véhicule en cours d’année.

Cette préparation rejoint la checklist de clôture de SASU : un dossier documenté permet au professionnel qui tient les comptes de contrôler le traitement sans devoir reconstituer chaque déplacement.